Mít uvedenou oficiální adresu v obchodním rejstříku je pro každou firmu zákonem danou povinností. To ale rozhodně neznamená, že byste museli platit drahé nájmy za kanceláře, které vlastně vůbec nemusíte potřebovat.
Stále více podnikatelů dnes volí virtuální sídlo firmy jako praktické, úsporné, ale zároveň reprezentativní řešení. Pro koho je však tato služba ideální? Jak funguje a co všechno vám může přinést? V tomto článku si tyto a mnohé další otázky zodpovíme.
Co je to virtuální sídlo pro společnosti?
Virtuální sídlo je služba, která firmě umožní mít oficiální adresu zapsanou v obchodním rejstříku – i když žádnou reálnou kancelář nepoužívá. Právně je to naprosto v pořádku a navíc se zřízení obejde bez složitostí.
Tato adresa slouží jako kontaktní bod pro úřady, klienty i obchodní partnery. Objevuje se ve fakturačních údajích, v dokumentech i veřejných databázích. A kromě samotného pronájmu adresy pak virtuální sídlo zahrnuje také služby spojené s přijímáním korespondence. I u nás jsou samozřejmostí, na kterou se můžete spolehnout.
Pro koho je virtuální sídlo firmy ideální?
Tuto službu využívají firmy všech velikostí. Nejde jen o začínající podnikatele, ale stále častěji se pro ni rozhodují i etablované společnosti fungující desítky let. Níže jsou nejčastější situace, kdy dává perfektní smysl:
Nově založené firmy
Když začínáte, každý ušetřený náklad se počítá. Pronajímat si kancelář, do které skoro nikdo nechodí? To není nejefektivnější. Virtuální sídlo pro společnosti vám však umožní zapsat firmu do rejstříku bez zbytečných výdajů a složitostí.
Online podnikání
E-shopy, digitální agentury, technologické startupy – spousta firem dnes funguje plně online. Nepotřebují provozovnu, s klienty se běžně nepotkávají osobně, ale oficiální sídlo mít musí. Ať už kvůli zákonné povinnosti nebo čistě proto, aby působily reprezentativně.
Společnosti s decentralizovaným fungováním
Spousta firem dnes funguje rozptýleně – tým je složený z lidí z různých měst nebo i zemí. V takové situaci může být těžké (nebo zbytečné) vázat se na jednu konkrétní adresu. Virtuální sídlo firmě poskytne stabilní formální základ, i když fyzicky sedí každý někde jinde.
Společnosti s více pobočkami
Firmy, které fungují ve více regionech, mohou díky virtuálnímu sídlu firmy konsolidovat oficiální komunikaci na jednu adresu. Získají tím větší přehled a méně administrativy. Navíc tím získají jednotný kontaktní bod, který mohou jednoduše uvádět ve všech dokumentech.
Společnosti ve fázi reorganizace nebo útlumu
Když společnost přechází na „menší“ režim, cíleně potřebuje snížit náklady nebo čeká na další fázi vývoje, virtuální sídlo je ideální řešení, které zachová její kontinuitu bez zbytečných výdajů. Zůstává tak oficiálně aktivní, aniž by musela investovat do zbytečně velkých provozních prostor.
5 výhod virtuálního sídla pro společnosti
Není to jen o adrese, ale praktických přínosů této služby je hned několik. Začněme tím nejlogičtějším…
1. Úspora nákladů
Místo klasického pronájmu kanceláře, který může měsíčně vyšplhat až k desetitisícům, zaplatíte za virtuální sídlo pro společnost jen zlomek ceny – naše virtuální sídla začínají dokonce na 99 Kč / měsíčně! Navíc neřešíte vybavení, provozní výdaje ani technické zázemí. To vše vám uvolní ruce i rozpočet, který můžete využít tam, kde dává větší smysl – třeba pro růst firmy, marketing nebo rozvoj nových produktů.
2. Profesionální image
Adresa v Praze 1 nebo jiném důvěryhodném místě zvyšuje vaši prestiž. I když skutečně podnikáte z jiného města nebo dokonce z domova, díky virtuálnímu sídlu můžete svou značku prezentovat profesionálněji – na fakturách, webu, vizitkách i ve veřejných registrech.
3. Ochrana soukromí
Pokud byste jako jednatel nebo společník uváděl svou adresu domova, dostane se do veřejného obchodního rejstříku, což nemusí být každému příjemné. Virtuální sídlo firmy pak tento problém elegantně řeší – oficiální komunikace probíhá přes neutrální firemní adresu, a tak ochráníte své soukromí.
4. Flexibilita při změnách
Firmy rostou, mění se a přizpůsobují trhu. S virtuálním sídlem nejste vázání na konkrétní místo, tedy pokud se vaše potřeby změní, své sídlo můžete snadno přesunout jinam. Bez stěhování nábytku či složité administrativy.
5. Rychlé zřízení bez komplikací
Zatímco hledání a zprovoznění klasické kanceláře může trvat týdny až měsíce, virtuální sídlo pro společnosti je s námi otázkou několika dnů. Žádné schůzky s makléřem, žádné zbytečné papírování. Všechno vyřídíte pohodlně online.
Co s poštou?
Jednou z nejčastějších otázek, které dostáváme, bývá: „a co když dorazí pošta?“ Když k tomu dojde, tak vás na to upozorníme. Následně vám korespondenci na vaše náklady přepošleme, nebo vám její obsah naskenujeme a pošleme elektronicky. Záleží jen na vás, která varianta pro vás bude komfortnější.
Jak zřízení virtuálního sídla probíhá?
Celý proces je jednoduchý a časově nenáročný. Většina klientů si u nás zřídí virtuální sídlo firmy během několika dnů. Proces probíhá následovně:
- Vyberete si adresu, která vám nejvíce vyhovuje – ať už na základě lokality, ceny nebo prestiže.
- Uzavřete s námi smlouvu, vše zvládneme online, bez potřeby osobní schůzky.
- Obdržíte od nás souhlas s umístěním sídla, který budete potřebovat pro zápis do obchodního rejstříku.
- Získáte pomoc s administrativou, pokud to bude nutné. Zakládáte firmu nebo měníte současné sídlo? Pomůžeme vám s přípravou dokumentace i samotným zápisem do obchodního rejstříku.
- Hotovo. Po dokončení předchozích kroků můžete adresu oficiálně uvádět ve všech dokumentech i na vašem prezentačním webu.
Zvažujete virtuální sídlo pro vaši společnost?
Ať už máte firmu rozjetou, nebo jste zatím jen v přípravné fázi, oficiální sídlo je dřív nebo později nezbytnost. Pokud nechcete řešit kanceláře, nájem a zbytečné papírování, může pro vás být virtuální sídlo firmy ideální volbou.
Vyberte si adresu, která vaší firmě sedne – a my se postaráme o zbytek.
